MÁM HACKNUTO! a.k.a. ako zefektívniť proces pri teamovej práci
- Judita Horváth
- May 9
- 5 min read
Stovky marketingových kampaní mi prešli rukami a stále vidím priestor na zlepšenie procesov, fungovania a dosiahnutie vytúžených KPI! #noshitSherlock
Čo tým chcel básnik povedať?
Na základe spätného hodnotenia viacerých kampaní som identifikovala hlavné oblasti, kde je možné dosiahnuť zlepšenie:
Kampaň sa nekončí jej spustením Focus celej pracovnej skupiny by mal byť na denných číslach a rannej rekapitulácii toho čo sa deje a čo treba doriešiť a aké sú nové hypotézy. Ak je niečo priorita No.1 tak všetko ostatné musí ísť bokom
Komunikácia/projektový manažment Príprava kampane je zložitý proces a preto si vyžaduje dodržiavať zásady projekt manažmentu. Agile != chaos
Vznik, overenie, testovanie a vyhodnotenie hypotéz Ide o štatistickú metódu a teda treba dodržiavať jej zásady a mať jasný proces s jasnými pravidlami
Reportingu treba rozumieť Jasné vyjadrovanie a terminológia - pojmov je veľmi veľa a môžu znieť podobne ale veľmi sa líšiť (návšteva/návštevník/klient/klik/view/goal 9/stiahnuté aplikácie)
Keď sa nám nedarí meniť veci pred kampaňou, nepodarí sa to ani počas nej.
A preto vznikol DAILY ROOM
Mám šťastie, že som v živôtiku (jak osobnom, tak pracovnom) obklopená šikovnými a very wise dušičkami a tak sme zriadili niečo, čo sme si interne nazvali DAILY ROOM.
Vytvorili sme skupinu ľudí, ktorá je zodpovedná za výsledok kampane a zabezpečí ho vďaka efektívnemu riadeniu a optimalizácii.
Táto skupina:
Má jasný focus, know how, kompetencie a zabezpečené kapacity
Je schopná dať dokopy, rozumieť mu a analyzovať dashboardy & funnel celého procesu na dennej báze
Vie brainstormovať a testovať hypotézy naprieč celou customer/family journey
Je efektívny, malý tím so širokým dosahom a kompetenciami, kt. sa učí z chýb a systematicky ich odstraňuje
Tento koncept je aplikovateľný v podstate na čokoľvek - marketingovú kampaň, produkt, projekt, dokonca aj osobný živôtik. Stačí len zmeniť uhoľ pohľadu na zadanie 🙃
Thaaak! Koncept Daily Roomu by sme mali 😊
A teraz vlastne prečo ho tu spomínam. Na MUNI máme v tomto semestri predmet, ktorý sa volá Budoucnost práce: technologie, komunikace, kooperace. Tento predmet je povinný a priznám sa, keď som si na začiatku semestra vyskladávala rozvrh, nevedela som, čo si pod ním mám predstaviť.
No a potom prišla prvá prednáška a zároveň zadanie záverečnej úlohy:
"Každý si vyberiete jednu svoju výzvu, resp. problém (zo súkromného, študentského alebo profesijného života), preskúmate možnosti, ako daný problém vyriešiť (ako „hacknúť“ nejakú svoju rutinu) pomocou dostupných nástrojov, zmenou procesu, vylepšením existujúceho procesu, prípadne aj inak."
A tak som si povedala, že zúžitkujem tento predmet práve na fine tuning procesov v daily roome. Je to živý organizmus kde každý prínos do jeho každodenného fungovania len zvyšuje konečný výsledok..
Thaaak! Predstavenie predmetu a zadanie záverečnej úlohy by sme mali tiež 😊
Záverečná výzva môjho projektu predmetu znie: Vytvoriť jednotnú platformu prístupnú pre všetkých v našej organizácii, ktorá umožní jedným kliknutím získať všetky potrebné informácie o konkrétnej kampani.
Prečo? = Východiskový bod Pri tvorbe kampane sa zapája mnoho ľudí. Nebudem teraz detailne rozpisovať, kto všetko je zapojený, ale uvediem jednoduchý príklad, ktorý to podľa mňa dobre znázorňuje. Existuje dokument nazvaný „Podmienky kampane“. Ide o formálny dokument, ktorý predstavuje prísľub banky, že klient získa daný benefit, ak splní všetky podmienky počas obdobia, keď kampaň prebieha. Produkt musí napísať draft pre právne oddelenie (ak sa jedná o finančný benefit vstupuje do toho dokonca aj daňové a účtovné oddelenie). Niekoľko nekonečných stretnutí a úprav dokumentu nakoniec vyústi do finálnej podoby, ktorú je potrebné poslať na brand, aby ju zalomil do oficiálnej formy. Tento dokument je potrebné doručiť takmer celej banke, nakoľko ide o zmenu štandardnej ponuky počas trvania kampane. A samozrejme, keď sa kampaň spustí, musí byť zverejnený na webe – nielen na kampaňovom, o ktorý sa stará daily room, ale aj na produktových podstránkach, ktorých vlastníkom je iný tím... A toto je len jeden dokument, minoritná časť toho, čo všetko treba pre kampaň pripraviť. Paradoxne je však aj základom, pretože bez neho by sa kampaň nedala spustiť. Viete si predstaviť koľko času, briefingov, e-mailov, meetingov by sa dalo ušetriť keby existovalo jedno miesto, ktoré by slúžilo ako východiskový bod pre všetky informácie ?
Cieľový a želaný stav Mať jednotný online priestor, kde každý nájde základné informácie o kampani, všetky dôležité odkazy na ďalšie platformy, kde kampaň vzniká, aktuálny stav kampane, a kde sa k týmto informáciám môže vrátiť aj v budúcnosti.
Cesta k výsledku V prvom rade som zmapovala proces tvorby kampane a rozdelila ho na tieto základné milníky: PRÍPRAVA -> TVORBA -> SPUSTENIE -> OPTIMALIZÁCIA POČAS KAMPANE -> UKONČENIE A VYHODNOTENIE Ako druhé som analyzovala hlavné styčné body jednotlivých fáz, ktoré sú nevyhnutné na prechod do nasledujúcej fázy. Už mi zostávalo len nájsť vhodný nástroj, ktorý by nahradil množstvo e-mailov, komunikácie a požiadaviek na rôzne podklady od rôznych styčných dôstojníkov, ktorí sú ich vlastníkmi. Nástroj, ktorý môžeme v našej korporátnej ALMA MATER aj reálne použiť. POKUS A -> TEAMS CHANNEL Pokus dobrý, výsledok fail... Vytvorila som teda pubilic TEAMsovú skupinu pre danú kampaň a snažila sa spraviť pravidlá komunikácie v nej.
Prečo to nefungovalo? Na začiatku to síce fungovalo, ale časom a s narastajúcim množstvom informácií a komunikácie sa v tom vytvoril chaos. Nikto nevedel nič nájsť, a nakoniec sa ukázalo, že je jednoduchšie niekomu napísať priamo, než sa prehrabávať množstvom komunikácie v kanáloch a hľadať potrebné informácie. Welcome back e-maily a meetings! 🤯 Navyše keď v čase pribúdali ďalší účastníci zájazdu v čase, tak naša skupina Daily Room sa zrazu stala vlastne spamom pre tých, ktorý neriešili kampaň na dennej báze. 🥶 POKUS B -> CONFLUENCE Po dôkladnom pátraní som zistila, že naši IT a biznis analytici, a pravdepodobne aj ďalšie oddelenia( len tie nechodia na 5 poschodie na cigu 😇) používajú Confuence. Niekoľko dní som sa venovala jeho skúmaniu, oboznamovala sa s jeho funkciami a nakoniec som sa rozhodla vyskúšať ho pre Daily Room. Zároveň som ho nastavila tak, aby vyhovoval požiadavkám mojej záverečnej práce.
Výsledok Na základe mapovania a analýzy som vytvorila šablónu pre Daily Room, keď som začala hľadať vhodný nástroj. Predstavila som riešenie tímu, avšak, ako sa dalo očakávať, nestretlo sa s nadšením 😆. Momentálne ho spravujem prevažne sama, ale vidím pokrok - začínajú to používať aj členovia teamu v Daily Room bez celkom intuitivne bez toho aby som vyslala prosík 😇.
Prečo som spokojná s výsledkom
Som spokojná s výsledkom, pretože celé to začalo ako jednoduchá vizitka kampane, ku ktorej má každý ľahký prístup bez potreby vyhľadávania informácií v e-mailoch, chatoch alebo zápisoch z meetingov. Postupom času sme prešli na komplexnejšie riešenie, ktoré sa osvedčilo ako efektívny dashboard pre náš Daily Room. Napríklad zápisy z meetingov, ktoré sme predtým spravovali cez jeden príspevok v tímovej skupine, sme teraz integrovali ako základný bod. Úlohy sa dajú priradiť jednotlivcom, ktorí ich po dokončení jednoducho označia ako "hotovo", a všetci dostanú notifikáciu do e-mailu 🥰.
Ako som už spomenula, systém je ako živý organizmus, s ktorým sa dá efektívne pracovať a jemne doladiť počas procesu. Navyše je nastavený tak, že v budúcnosti, ak bude ktokoľvek potrebovať informácie o kampani, stačí jeden klik a všetko je okamžite dostupné.
Prekážky a komplikácie Prekážky a komplikácie, s ktorými som sa stretla počas zavádzania dashboardu: Nechuť k zmene Niektorí z nás patria medzi pohodlnejšie typy. Boli spokojní s existujúcimi procesmi a nástrojmi, takže prechod na nový, hoci lepší systém, bol vnímaný skôr ako mínus než ako plus.
Strach z neznámeho Neistota ohľadom nových technológií a ich funkcií spôsobila značný stres.
Nedostatok technických zručností Niektorí sa cítili menej kompetentní a nepovažovali sa za dostatočne zručných v technických znalostiach
A teda na záver - AK NIČ NEZMENÍŠ, NIČ SA NEZMENÍ 😎
Comments